Formule de politesse
Il existe différentes formules de politesse, et si elles sont semblables, elles se différencient selon l'utilisation qu'on veut en faire et le destinataire. De manière générale, elles se composent de 4 éléments : la tête de phrases, le verbe, la formule d'appel et la formule finale. La tête de phrase doit toujours être courtoise et conviviale. « En vous remerciant de … », « Dans l'attente de vous rencontrer … », quelle qu'elle soit, veillez cependant à la concordance du sujet avec celui de la phrase. La partie suivante, celle du verbe, est en fait une association de deux verbes, le premier étant « Je vous prie de » ou « veuillez », le second pouvant être « croire », « accepter », « recevoir », … Sachez que le choix du verbe doit se faire selon ce que vous invoquez. S'il s'agit de « sentiments », vous devez employer le verbe « agréer », mais si vous invoquez les « salutations », vous pouvez aussi utiliser le verbe « recevoir ». La formule d'appel suit donc la partie verbale. Elle désigne l'interlocuteur, qu'il soit « Madame », « Messieurs », « Cher confrère », ou bien d'autres. « Monsieur » est utilisé lorsqu'on ne connaît pas le destinataire, notamment si on ne sait pas s'il s'agit d'une femme ou d'un homme. Enfin, la formule finale, qui comporte donc soit le terme « sentiments », soit le terme « salutations », mais qui sera introduite par « l'expression de » ( « … mes sentiments distingués », « … ma profonde gratitude », « … ma considération distinguée », …). Lorsque vous connaissez bien votre interlocuteur ou si vous rédigez un courrier neutre dans le cadre professionnel, préférez une formule de politesse simplifiée telle que « Cordialement », « Bien sincèrement », « Amitiés », …

La formule de politesse qui conclu votre lettre dépend de votre destinataire et des relations que vous entretenez avec lui. Dans tous les cas, une règle doit s'appliquer : la formule de politesse doit reprendre la formule d'appel (Monsieur, Madame, Mademoiselle, …) que vous aurez utilisée en début de lettre. Pour la formule, les « salutations distinguées … » sont appropriées aux relations d'affaires. La formule « l'expression de mes sentiments … » s'adaptera quant à elle à toute formule dans laquelle vous voudrez tout simplement exprimer vos sentiments, quels qu'ils soient : « respectueux, cordiaux, attristés, … ». Exception faite aux femmes qui s'adressent à un homme : il est déplacé d'utiliser le mot « sentiment ». Pour des personnes qui vous sont plus proches, « bien cordialement » ou « avec mon meilleur souvenir » seront les bienvenues.

Vous connaissez les formules de politesse destinés au courrier postal et leurs usages, mais qu'en est-il des courriers électroniques ? Oui, si l'email peut para-2ître moins formel, il est cependant important de saluer correctement vos destinataires, en introduction comme en conclusion à votre mail. Les formules de politesse pour les emails ne s'éloignent pas vraiment de celles destinés au papier. Il faut simplement les faire plus courtes et moins affectées. Pour saluer votre destinataire en début de mail, un « bonjour » simple et classique suivit du prénom de votre interlocuteur suffit. Réservez au courrier traditionnel le « Cher /Chère ». Si la personne est un proche, « Salut » sera tout à fait acceptable. En revanche, si vous ne connaissez pas l'identité ou le titre de la personne, utilisez « Madame, Monsieur », et vous pouvez ajouter la fonction si vous la connaissez, par exemple, « Madame la Directrice ». Pour conclure votre mail, la formule de salutation doit être courte. « Cordialement » ou « Bien à vous » sont des expressions qui se sont généralisées, elles sont assez neutres et quoi qu'on en dise, passe-partout. Il faut par contre utiliser des formules plus soutenues si vous vous adressez à votre hiérarchie par exemple, ou à un recruteur. Inspirez-vous directement des formules des courriers traditionnels mais réduisez-les à un adjectif et à un mot, comme « Sincères salutations », « Respectueusement », … Enfin, vous pouvez aussi utiliser une formule supplémentaire si vous envoyez une pièce jointe telle que « Bonne réception ». Sachez que si votre échange se constitue de plusieurs mails, inutile de saluer votre interlocuteur plusieurs fois. Une seule fois au cours de vos premiers mails suffira amplement.